ISO9001-2000標準講座---管理職責（3）

tony2005428

五、職責權(quán)限和溝通

職責和權(quán)限

（一）理解要點

1 確保規(guī)定組織內(nèi)與實施質(zhì)量管理體系有關(guān)的各職位的職責
2 規(guī)定相關(guān)職位的權(quán)限
3 規(guī)定相關(guān)職位的相互關(guān)系
4 對上述職責、權(quán)限及相互關(guān)系進行溝通

（二）實施步驟及方法建議

1、實施步驟
1.1 確定實施體系所需的組織職位
1.2 明確職位的相關(guān)關(guān)系
1.3 按體系 要求將職位職責分解
1.4 明確履行職責時的權(quán)限
1.5 以文件方式規(guī)定職責、權(quán)限及相互關(guān)系
1.6 了解、溝通文件中職責的規(guī)定

2、實施方法
2.1 確定職位及相互關(guān)系
　　1) 可以描述部門組織結(jié)構(gòu)圖將各部門及部門的關(guān)系（矩陣式或職能式）
　　2) 將部門的職位加以明確，描述職位的結(jié)構(gòu)圖
2.2 將每個職位對應(yīng)的職能進行分解 ( 見例 )
　　1) 列出所有相關(guān)職位
　　2) 列出體系要求并 將體系 要求分解
　　3) 以矩陣 圖方式 指出職位職責與體系要求相關(guān)關(guān)系
2.3 以文件方式（可以結(jié)合人力資源管理中職位描述 job discription 的要求）表述職位的職責和權(quán)限，并在相關(guān)程序中再次明確。
2.4 通過培訓、教育加以溝通了解

3、程序要求
　　職位說明書，建議以作業(yè)指導書形式發(fā)布

4、錯誤的理解
4.1 組織的職責和權(quán)限要求主要指要明確組織各部門的職責、權(quán)限
　　說明：應(yīng)指各相關(guān)職位的職責、權(quán)限
4.2 只有管理層人員才需有權(quán)限規(guī)定
　　說明：操作層人員如檢驗人員才可能有權(quán)限的規(guī)定
4.3 職責的規(guī)定應(yīng)在手冊中加以描述
　　說明：可以以任何文件形式加以規(guī)定

5、討論區(qū)
5.1 組織內(nèi)的職責、權(quán)限及相互關(guān)系應(yīng)由誰來規(guī)定？描述職責權(quán)限及相互關(guān)系時應(yīng)考慮哪些內(nèi)容？

6、案例分析
　　某公司的職責描述都有兩份，一份是針對 ISO9000 要求，另一份是 ISO9000 以外的職責要求，如財務(wù)、環(huán)境、安全衛(wèi)生等，請分析兩份是否可以合并成一份各有什么優(yōu)缺點？

管理者代表

（一）理解要點

1 管理者代表由最高管理者指定
2 管理者代表應(yīng)是一名管理人員
3 管理者代表不一定是專職人員，可以履行其它職責
4 管理者代表的職責和權(quán)限三個方面
4.1 體系過程相關(guān)職權(quán)：確保建立、實施和保持質(zhì)量管理體系過程
4.2 報告職權(quán)：向最高管理者報告體系業(yè)績和改進需求
4.3 提高意識職權(quán)：整個組織提高對顧客要求的意識
4.4 可以包括外部聯(lián)絡(luò)的職權(quán)

（二）實施步驟和方法建議

1、實施步驟
1.1 最高管理者指定一名管理者代表
1.2 明確其職責和權(quán)限
1.3 書面任命書及職責和描述
1.4 或在手冊中加以說明

2、實施方法建議
2.1 管理者代表的選擇
　　1) 由于其負有的職責和權(quán)限的特殊要求，通常在較高的管理層人員中選?。ㄈ绮块T經(jīng)理以上級） 且此職位 由具有一定的組織能力、控制能力、協(xié)調(diào)能力和表達能力、經(jīng)驗的人員擔任。
　　2) 當組織的規(guī)模比較大時，可以任命一名正代表、多名副代表，當組織的規(guī)模比較小時，也可以由總經(jīng)理親自擔任管理者代表。
　　3) 可以直接指名由某職位的人員同時任管理者代表(如品質(zhì)部經(jīng)理)，但注意其履行的職責不同
2.2 管理者代表的指定方式
　　1） 可以以書面任命書的方式以最高管理者的名義任命發(fā)布到各相關(guān)部門。
　　2） 可以在質(zhì)量手冊的職責說明中說明。
　　3） 應(yīng)將標準中關(guān)于管理者代表的職責和權(quán)限的要求在相應(yīng)的文件中加以說明。

3、程序要求（無）
4、錯誤的理解
4.1 管理者代表是 指最高 管理者的代表，履行最高管理者的職責和權(quán)限
　　說明：主要履行與體系有關(guān)的三個方面職權(quán)
4.2 管理者代表不應(yīng)由總經(jīng)理親自擔任
　　說明：總經(jīng)理屬于管理人員可以擔任，尤其是最高管理者是一組人時
4.3 管理者代表在組織結(jié)構(gòu)圖上應(yīng)處于部門經(jīng)理及副總以上的位置
　　說明：沒有此要求
4.4 管理者代表應(yīng)負責質(zhì)量體系的建立、實施和保持包括主持管理評審和內(nèi)部質(zhì)量審核
　　說明：管理者代表主要是確保的作用，不一定要親自完成
4.5 體系改進建議應(yīng)由管理者代表審批
　　說明：沒有此權(quán)限要求，除非文件規(guī)定

5、討論區(qū)
　　管理者代表如何確保在整個組織內(nèi)提高對顧客要求的意識 ?

6、案例分析
　　某公司下設(shè)有三個事業(yè)部，生產(chǎn)獨立的產(chǎn)品，共有三千名員工，每個事業(yè)部約 800 名員工，現(xiàn)公司要建立質(zhì)量體系，需要任命管理者代表，如何任命比較合適？




內(nèi)部溝通

（一）理解要點

1 建立適當?shù)臏贤ㄟ^程，其目的是通過溝通確保體系的有效性
2 通過溝通可以提高員工的參與范圍及程度，有助于質(zhì)量目標的實現(xiàn)
3 溝通的內(nèi)容主要是圍繞體系的有效性，即策劃與結(jié)果的實現(xiàn)程度。

（二）實施步驟與方法建議

1、實施步驟
1.1 建立內(nèi)部溝通的程序
1.2 明確溝通的時機、內(nèi)容及方式
1.3 實施溝通

2、實施方法
2.1 溝通的時機
　　a） 日常體系溝通
　　b） 定期的溝通
　　c） 特殊情況下的溝通
　　　　重大質(zhì)量問題
　　　　體系重大變更
2.2 溝通的內(nèi)容
　　a） 顧客及組織要求
　　b） 質(zhì)量方針
　　c） 質(zhì)量目標
　　d） 內(nèi)部體系測量結(jié)果——內(nèi)部審核
2.3 溝通的方式
　　a） 工作區(qū)域內(nèi)管理者引導的溝通
　　b） 小組會或其它會議
　　c） 布告欄、內(nèi)部刊物、雜志
　　d） 電子媒體、聲像
　　e） 內(nèi)部調(diào)查表和建議書

3、程序要求
　　內(nèi)部溝通程序或內(nèi)部質(zhì)量管理體系溝通程序（必要時）
4、錯誤的理解
4.1 內(nèi)部溝通要求主要指質(zhì)量體系出現(xiàn)問題時進行的溝通
　　說明：對，主要指質(zhì)量體系有效性的溝通
4.2 內(nèi)部溝通需要將溝通的結(jié)果進行記錄
　　說明：沒有要求，除非文件規(guī)定
4.3 建立適當?shù)臏贤ㄟ^程就是指要建立適當?shù)臏贤ǔ绦?
　　說明：過程與程序不是同一概念

5、討論區(qū)
　　如何證實組織內(nèi)部進行了有效的溝通?
　　1) 證實已進行了溝通
　　2) 證實溝通的內(nèi)容及方式
　　3) 評價有效性

6、案例分析
　　為滿足內(nèi)部溝通的要求，某公司的總經(jīng)理每月向各部門經(jīng)理以上級人員報告上月的生產(chǎn)經(jīng)營增加情況，在原有包括生產(chǎn)執(zhí)行情況、產(chǎn)量、銷售額、利潤基礎(chǔ)上增加了質(zhì)量 問題及需改進 的方面的匯報。
6.1 溝通的層次：部門經(jīng)理以上往往不夠
6.2 溝通的內(nèi)容：不僅是質(zhì)量問題，應(yīng)為有關(guān)體系的有效性

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