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13樓
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發(fā)表于 2008-5-31 14:39:56
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第8講 主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任
【本講重點(diǎn)】
主持人的守則與責(zé)任
參會(huì)者的守則與責(zé)任
如何處理會(huì)議中的沖突
主持人的守則與責(zé)任
1．具體的守則與責(zé)任
2．主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)
參會(huì)者的守則與責(zé)任
1．參會(huì)者10大守則
2．參會(huì)者的責(zé)任
表8-1 參會(huì)者責(zé)任一覽表
時(shí)間 參會(huì)者的責(zé)任
開會(huì)前 根據(jù)個(gè)人的觀點(diǎn)研究問題
依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論證的材料
記下開會(huì)的日期、時(shí)間、地點(diǎn)
做好在會(huì)議中盡量表達(dá)的心理準(zhǔn)備
開會(huì)中 傾聽他人的意見
積極發(fā)表自己的見解
關(guān)注正在討論的事項(xiàng)
與主持人密切配合以達(dá)到會(huì)議目的
開會(huì)后 會(huì)議達(dá)成了什么結(jié)果
還有哪些事情未完成
分配給自己的任務(wù)如何完成
【自檢】
請將下列命題歸類，分別放入各自所屬的圈內(nèi)。
(1)營造和諧氣氛
(2)積極發(fā)表自己的見解
(3)尊重別人，避免出現(xiàn)會(huì)中意見一邊倒的情況
(4)依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論證的材料
(5)根據(jù)個(gè)人的觀點(diǎn)研究問題
(6)保持中立態(tài)度
◆見參考答案8-1
如何處理會(huì)議中的沖突
圖8-1 沖突的二維模式
圖8-1是一個(gè)坐標(biāo)系，反映了面對沖突時(shí)人們各種各樣的反應(yīng)。這個(gè)圖的縱坐標(biāo)分為決斷和不決斷，橫坐標(biāo)則是合作與不合作。它反映了沖突發(fā)生時(shí)，個(gè)人的選擇情況。個(gè)人是選擇滿足自己還是滿足別人，也就是選擇決斷還是選擇合作。
根據(jù)這個(gè)坐標(biāo)，介紹5種處理沖突的方法。從而了解主持人和參會(huì)者如何用不同的沖突類型來共同解決矛盾，處理沖突，達(dá)成會(huì)議的最終結(jié)果。
◆暴力型。暴力型屬于特別決斷的那一類，面對沖突的時(shí)候，處理人往往以個(gè)人意志為主，馬上獨(dú)立做出決定。暴力類型的人一味的滿足自己的要求，類似暴君。但是在一些特別緊急的情況下，暴力型的處理者也是必不可少。
◆遷就型。遷就型
一味地放棄自己的要求，一味地滿足對方的要求，遷就型又稱為適應(yīng)型。
◆回避型?；乇苄图炔粵Q斷，又不合作，而是回避矛盾。
◆協(xié)作型。協(xié)作型是最理想的類型，可以做到既滿足自己的需求，又滿足對方的需求。發(fā)生了沖突，促使大家合作，共同解決沖突。
◆妥協(xié)型。
妥協(xié)型處于坐標(biāo)的中間，屬于“和事佬”。
【本講總結(jié)】
主持人和參會(huì)者的守則和責(zé)任是不同的，各有側(cè)重點(diǎn)，對會(huì)議而言都不可或缺。二者的權(quán)責(zé)劃分一定要分明，這樣才能更好的發(fā)揮其作用。
在會(huì)議中難免會(huì)出現(xiàn)沖突，一定要了解解決沖突的幾種模式，了解主持人和參會(huì)者如何用不同的沖突類型來共同解決矛盾、處理沖突，達(dá)成會(huì)議的最終結(jié)果。
【心得體會(huì)】
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第9講 會(huì)議記錄
【本講重點(diǎn)】
會(huì)議記錄者的功能
誰能勝任會(huì)議記錄者
對會(huì)議記錄的10大建議
會(huì)議記錄者的功能
會(huì)議記錄者主要有4種功能。
◆會(huì)議記錄者特別重要。會(huì)議記錄在會(huì)議中的重要性僅次于主持人，他也是導(dǎo)致一個(gè)會(huì)議成敗的關(guān)鍵。
◆會(huì)議記錄者的一個(gè)主要功能是記錄和維持議程所設(shè)計(jì)的程序。
這一功能主要表現(xiàn)在會(huì)議的事后跟蹤這個(gè)部分。會(huì)議記錄者在會(huì)議的過程中主要負(fù)責(zé)記錄、維持會(huì)議的議程所設(shè)計(jì)的程序，可以起到“和事佬”的作用。
◆會(huì)議記錄者還有協(xié)助主持人做好會(huì)議總結(jié)與歸納的功能。比較落后的工作方法是指派秘書或普通的文員去做會(huì)議記錄，現(xiàn)在則流行指派那些有潛力做主持人的員工去做這項(xiàng)工作。因?yàn)檫@樣做可以幫助公司培養(yǎng)后備人才(這里專指那些將來可以去做主持人的人才)。而且，在這個(gè)問題上，主張要由不同的員工輪流擔(dān)任會(huì)議記錄者，而不是由固定的部門秘書來專職擔(dān)任，因?yàn)檫@一做法有助于鍛煉一群人，而不是一個(gè)人。
◆觀察預(yù)防功能。會(huì)議記錄者的觀察預(yù)防功能是比較容易被忽視的一大功能。簡單來說，會(huì)議記錄者可以以一個(gè)旁觀者的角度來觀察會(huì)議中是否存在一些誤區(qū)，同時(shí)可以從旁對主持人做出提醒。例如，可以清楚地觀察在會(huì)議中哪些人發(fā)言過長，哪些人尚未發(fā)言，并對這些情況做好相關(guān)紀(jì)錄，以此來提醒主持人。當(dāng)然，最主要的觀察預(yù)防功能體現(xiàn)在他可以警醒主持人避免走入以下3大會(huì)議誤區(qū)：
第一誤區(qū) 社會(huì)性懈怠
社會(huì)性懈怠是一個(gè)心理學(xué)上的名詞，它指的是一種群體的無所謂狀態(tài)。以會(huì)議為例，許多會(huì)議決議的產(chǎn)生通常都要使用“全體通過”這個(gè)名詞，其實(shí)這個(gè)名詞代表的意義并不是真正的全體意見一致，而是一種群體性的漠視結(jié)果。大多數(shù)人對于主持人或發(fā)言者提出的問題不感興趣或是不予理睬，聽之任之，從始至終好像是在一種參會(huì)狀態(tài)，實(shí)際是處在一種參與的假象中。
對于這種會(huì)議誤區(qū)，身在其中的主持人和對答者均不易察覺，只有站在第三者角度上的會(huì)議記錄者可以清楚看到，因此，它可以針對此種情況適時(shí)做出提醒，避免會(huì)議作出少數(shù)人的決議，從而失去了開會(huì)的真正價(jià)值。
第二誤區(qū) 從眾心理
從眾心理就是大家都用一種聲音說話。參會(huì)者之所以會(huì)用一種聲音說話，不是因?yàn)檎驹谡胬淼慕嵌壬?，而主要是因?yàn)橐?guī)范性的從眾壓力。例如某個(gè)小團(tuán)體或是很有權(quán)威的某個(gè)人的影響力很強(qiáng)，他們的想法因?yàn)樗麄兊挠绊懥Χ鴮芏鄠€(gè)體產(chǎn)生一種強(qiáng)大的壓迫力，迫使許多個(gè)體同意其決策。
這種誤區(qū)也需要類似會(huì)議記錄者這樣的第三者來觀察發(fā)現(xiàn)，并幫助大家及時(shí)預(yù)防。
第三誤區(qū) 團(tuán)體極化
團(tuán)體極化指的是會(huì)議的討論有時(shí)會(huì)趨于極端化，或者極好或者極壞。無論是哪種情況，都不利于形成客觀的決議。
會(huì)議記錄者的客觀立場能夠幫助克服這種誤區(qū)。
【自檢】
會(huì)議中非常容易出現(xiàn)社會(huì)性懈怠，即許多參會(huì)者始終沒有進(jìn)入會(huì)議狀態(tài)，始終不發(fā)表意見，因此，往往影響會(huì)議決策的客觀性。
如何克服這種情況？為什么？
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◆見參考答案9-1
誰能勝任會(huì)議記錄者
許多傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為會(huì)議記錄者是會(huì)議中最“簡單”的角色，其實(shí)這種觀點(diǎn)已然落后了許多。會(huì)議記錄者在現(xiàn)代會(huì)議中是僅次于會(huì)議主持人的一個(gè)重要角色。因?yàn)?，一名好的?huì)議記錄者可以增進(jìn)議事效率，而一名不好的會(huì)議記錄者不僅徒增誤會(huì)，還浪費(fèi)時(shí)間；一名稱職的會(huì)議記錄者不僅能仔細(xì)傾聽發(fā)言，而且能準(zhǔn)確陳述聽到的內(nèi)容，同時(shí)記錄好幾項(xiàng)發(fā)言而不失誤。
所以，一名會(huì)議記錄者需要同時(shí)具有多項(xiàng)才能：
◆反應(yīng)快。對于大家提到的問題，能夠迅速反應(yīng)。
◆寫字快。做會(huì)議記錄，寫字速度當(dāng)然有一定要求。
◆知識(shí)面廣。在做會(huì)議記錄時(shí)，經(jīng)常會(huì)聽到一些專業(yè)術(shù)語，沒有相對廣的知識(shí)面，對這些專業(yè)術(shù)語，你可能既聽不懂，也不會(huì)寫。這屬于一個(gè)會(huì)議記錄者的硬件能力。
◆記憶力特別強(qiáng)。會(huì)議記錄者要能記住發(fā)言者所說事情的前因后果，遇到一個(gè)很復(fù)雜又冗長的問題時(shí)，更需要超強(qiáng)的記憶力，否則，很可能記到最后已經(jīng)不知發(fā)言者所云了。
◆組織能力強(qiáng)。
◆傾聽能力強(qiáng)。
◆總結(jié)能力強(qiáng)。
對會(huì)議記錄的10大建議
對會(huì)議記錄的十大建議：
重要的會(huì)議應(yīng)錄音下來，從而使整理會(huì)議記錄時(shí)有依據(jù)。
除非有必要，定期召開的會(huì)議通常不用錄音。因花費(fèi)時(shí)間記下的詳細(xì)發(fā)言內(nèi)容，可能毫無用武之地。
大多數(shù)會(huì)議都能指定一個(gè)會(huì)議記錄者。主席最好不要兼任此項(xiàng)工作。此外，會(huì)議記錄者最好由與會(huì)者輪流擔(dān)任。
會(huì)議記錄者的筆記最好要流暢，易于了解，同時(shí)不失真。筆記最好用電腦打出來，方便參閱。
會(huì)議記錄者的責(zé)任還包括：
要及時(shí)指出令人困惑的發(fā)言，請?jiān)摪l(fā)言人解釋清楚。
適時(shí)做總結(jié)，協(xié)助討論進(jìn)行。
向與會(huì)者確認(rèn)各議案的排序是否無誤。
會(huì)議記錄內(nèi)容包含：
討論過程中所達(dá)成的各種共識(shí)（要不厭其煩地向與會(huì)者確認(rèn)每個(gè)結(jié)論都無誤）
有哪些證據(jù)支持次議案的通過，及反對意見如何
分派工作的詳細(xì)情形及完成日期。
會(huì)議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁的長度。
會(huì)議記錄應(yīng)有組織地整理如下：
標(biāo)題，會(huì)議目標(biāo)，主席名字，缺席及出席人名單應(yīng)列在會(huì)議記錄起頭處。
使用列點(diǎn)或簡短的一段文字，名數(shù)與會(huì)者重點(diǎn)
工作分派情形及完成日期記錄無誤。
通過此決議的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)（如有必要）。
會(huì)議記錄者應(yīng)與主席共同修正會(huì)議記錄者錯(cuò)誤的部分。
將此份會(huì)議記錄發(fā)送給與會(huì)者。
【本講總結(jié)】
會(huì)議記錄者在傳統(tǒng)的會(huì)議觀中往往是不受重視的，但是，現(xiàn)代會(huì)議使我們認(rèn)識(shí)到會(huì)議記錄者在一次高效的會(huì)議中占有舉足輕重的地位。
會(huì)議記錄者的作用僅次于會(huì)議主持人，要想成為一名合格會(huì)議記錄者一定要具有多項(xiàng)技能。會(huì)議記錄者還要充分重視有關(guān)會(huì)議記錄的10大建議。只有如此，會(huì)議記錄者才能在會(huì)議中充分發(fā)揮自己的作用。
【心得體會(huì)】
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團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū)
會(huì)議記錄者除了記錄會(huì)議的內(nèi)容外，還必須負(fù)責(zé)監(jiān)督整個(gè)會(huì)議的過程，保證會(huì)議決策的正確性和規(guī)范性。
團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū)主要有以下三點(diǎn)：
1：社會(huì)性懈怠
2：團(tuán)隊(duì)思維
3：團(tuán)隊(duì)極化
團(tuán)隊(duì)思維產(chǎn)生的原因有：
1：達(dá)成一致的時(shí)候，沒有考慮所有的信息；
2：可能是團(tuán)隊(duì)有很強(qiáng)的凝聚力和特別強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)，他占主導(dǎo)地位，逼著大家都往一個(gè)方向思考；
3：更重要的是來自規(guī)范性的從眾壓力，使得學(xué)員不得不同意最終的決策，而不是內(nèi)心的。
在會(huì)議結(jié)束之前，主席發(fā)言5到7分鐘總結(jié)之后，會(huì)議記錄者發(fā)給參會(huì)人會(huì)議評(píng)估單，評(píng)估這個(gè)會(huì)質(zhì)量的好與壞。
例如會(huì)議核對單的條款如下：
1：你認(rèn)為這會(huì)議有必要嗎？
2：你認(rèn)為你作為參會(huì)者，你的出席有必要嗎？
評(píng)價(jià)會(huì)議好壞的標(biāo)準(zhǔn)：
1：主持人準(zhǔn)備了議程沒有？請大家評(píng)議一下。
2：開會(huì)的目的清楚嗎？
3：會(huì)議記錄者有沒有？
4：會(huì)議議程照章進(jìn)行了嗎？
5：是否適時(shí)整合了與會(huì)者的意見呢？
6：工作分配是否得當(dāng)呢？
引言
【本講重點(diǎn)】
參會(huì)者如何進(jìn)行會(huì)后跟進(jìn)
主持人如何進(jìn)行會(huì)后跟進(jìn)
會(huì)后自我評(píng)定
如何提高下次會(huì)議的質(zhì)量
第10講 會(huì)后跟進(jìn)
【本講重點(diǎn)】
作為參會(huì)者的會(huì)后跟進(jìn)
作為主持人的會(huì)后跟進(jìn)
自我評(píng)定
怎樣提高下次會(huì)議的質(zhì)量
關(guān)于習(xí)慣
作為參會(huì)者的會(huì)后跟進(jìn)
人們會(huì)以時(shí)間緊，任務(wù)急為借口，會(huì)后不再考慮開會(huì)過程中的各種情形，對于那些認(rèn)為與自己無關(guān)的會(huì)議則更是如此。其實(shí)，會(huì)后的回顧能幫助自己反思并澄清一些事情，從會(huì)議中得到更多的收獲，這是一種良好的習(xí)慣。
【自檢】
在實(shí)際工作中，很少有人會(huì)在開會(huì)之后繼續(xù)跟進(jìn)工作，人們只是把開會(huì)當(dāng)作開會(huì)而已。這種習(xí)慣好嗎？如何改正？
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◆見參考答案10-1
作為主持人的會(huì)后跟進(jìn)
作為一名會(huì)議主持人，在具體工作中不能有任何閃失。即使是會(huì)后的跟進(jìn)工作，也要環(huán)環(huán)相扣，一步一個(gè)腳印的認(rèn)真完成，只有這樣才能給自己和別人不斷創(chuàng)造新的機(jī)會(huì)。
自我評(píng)定
主持人及參會(huì)者自我評(píng)定單
具體表現(xiàn) 是否存在以下問題
（1）別的員工曾誤會(huì)我的意思 有□ 無□
（2）與別人談話時(shí)我經(jīng)常離開話題本意跳到別的話題 有□ 無□
（3）如果主持一個(gè)會(huì)議，我會(huì)讓參會(huì)人員先了解會(huì)議內(nèi)容 有□ 無□
（4）面對一些人說話時(shí)我很緊張 有□ 無□
（5）在會(huì)上，總是只有我一個(gè)人說話，沒有成員參與 有□ 無□
（6）談話結(jié)束時(shí)，我會(huì)問員工是否明白我的意思 有□ 無□
（7）我分派工作后他們從不提問 有□ 無□
（8）我總是把一件事的前因后果澄清給別人 有□ 無□
（9）如果我表達(dá)的意思很復(fù)雜，令人難以明白，我會(huì)事先考慮 有□ 無□
（10）我總是會(huì)問：大家還有什么問題嗎？ 有□ 無□
◆以自我評(píng)定單中的第6條為例
主持人一定要詢問大家是否都已明白自己的意思。值得注意的問題是：詢問要注意方式，最好不要直接問“你們聽明白了嗎？”這樣容易給人造成一種高人一等的感覺，對成年人而言，這顯然會(huì)傷及別人的自尊。最好這樣提問：“你們覺得我說清楚了嗎？”其實(shí)這樣的問話暗含著你是否聽懂的意思，但是由于語氣非常委婉得體，所以，既可以鼓勵(lì)別人提問，又充分顧及了別人的自尊心，可謂一舉兩得。
◆以自我評(píng)定單中的第9條為例
如果主持人在發(fā)言中表達(dá)的意思很復(fù)雜，令人難以明白，那你最好事先考慮好這個(gè)問題，找到一種能讓大家迅速明白的說話途徑。一般來說，你可以先將這些內(nèi)容作個(gè)解釋，然后不斷重復(fù)說明，這樣既可以節(jié)省溝通時(shí)間，又能讓別人很快領(lǐng)會(huì)你的真意。例如做人力資源管理工作經(jīng)常會(huì)使用到一些術(shù)語，這些術(shù)語可能有很多人不太熟悉，諸如H2D（人力資源管理）、H2M（人力資源開發(fā)）等。所以，你要養(yǎng)成一種習(xí)慣，在你發(fā)言的時(shí)候，首先介紹這些詞語的意思。以免有人不解其意，又不好意思發(fā)問，致使耽擱會(huì)議時(shí)間，影響溝通效果。
怎樣提高下次會(huì)議的質(zhì)量
怎樣提高下次會(huì)議的質(zhì)量：
只有必要時(shí)才開會(huì)。
召集會(huì)議之前及早著手準(zhǔn)備是有效會(huì)議的關(guān)鍵。
制訂出色的會(huì)議議程并事先分發(fā)。
時(shí)間是寶貴的，開會(huì)是要花錢的;準(zhǔn)時(shí)開會(huì)，才能準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。
經(jīng)常加以歸納,有意識(shí)地把握會(huì)議的方向。
注意力集中在政策和行動(dòng)上,別讓意外事件讓你陷入困境。
會(huì)議記錄應(yīng)闡明最后的結(jié)論。
會(huì)議成功只有用結(jié)果來衡量。
注重結(jié)果，但更強(qiáng)調(diào)實(shí)施所有的決定。
作為主持人，要?jiǎng)褡枞唛L的發(fā)言,鼓勵(lì)沉默的人發(fā)言,闡明糊涂的觀點(diǎn),刪除重復(fù)的話題。
關(guān)于習(xí)慣
1.什么是習(xí)慣
2.如何改變舊時(shí)的習(xí)慣
3.如何把習(xí)慣變成技巧及行為
【本講總結(jié)】
會(huì)后的跟進(jìn)工作既可以說是一次會(huì)議的收尾工作，在一定意義上也是下一次會(huì)議的準(zhǔn)備工作，因此必不可少。
會(huì)后的跟進(jìn)包括主持人的會(huì)后跟進(jìn)和參會(huì)者的會(huì)后跟進(jìn)。無論是主持人還是參會(huì)者，都要學(xué)會(huì)使用自我評(píng)定單，以此來檢查自己工作中的得失，從而為下一次會(huì)議質(zhì)量的提高準(zhǔn)備條件。
【心得體會(huì)】
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