經(jīng)理人，是誰(shuí)偷走了你的時(shí)間？

flyfish01 · 發(fā)表于 2010-3-15 08:12:45

　　時(shí)間是很奇妙的東西，不需要的時(shí)候，往往覺(jué)得手上有一大把。等到要用的時(shí)候，卻發(fā)現(xiàn)，時(shí)間怎么用都不夠。那么，到底是誰(shuí)偷走了你的時(shí)間呢？不要左顧右盼，偷時(shí)間的人很可能就是你自己！
　　下面我們列出8大時(shí)間竊賊——提防他們，你每天將有更多的時(shí)間可以利用。
　　[b]• 尋找失物[/b]
　　阿爾伯特•R•卡爾在《華爾街日?qǐng)?bào)》上報(bào)道過(guò)，一家鐘點(diǎn)工服務(wù)公司曾對(duì)200家大公司職員作過(guò)調(diào)查。他們發(fā)現(xiàn)公司職員每年都要把6周時(shí)間浪費(fèi)在尋找亂入的東西上面。這意味著，他們每年要損失10%的時(shí)間！
　　如果你也像許多人一樣，老是要尋找亂放的東西的話，解決辦法是養(yǎng)成有條理的習(xí)慣。經(jīng)濟(jì)許可的話，可以雇請(qǐng)一句有效率的秘書或助理，要他或她幫助你把東西安排得有條理。如果經(jīng)濟(jì)條件不允許，你必須想出一個(gè)辦法來(lái)。不要把時(shí)間浪費(fèi)在尋找要用的東西上。有一條最好的原則：不用的東西扔掉，不扔掉的東西分門別類保管好。30年來(lái)，我一直把資料分類歸檔，冠以簡(jiǎn)單的標(biāo)題。你不妨試試。這不會(huì)對(duì)你大有好處。
　　[b]• 懶惰[/b]
　　時(shí)間管理就是管理自己的生命。我們多數(shù)人很難使自己的每一天都朝著正確方向前進(jìn)。有些人的問(wèn)題是積極性不高，有些人的問(wèn)題是對(duì)自律不嚴(yán)，另外一些人的問(wèn)題是性格，性格使他們老愛(ài)坐著歇會(huì)兒而不是向前行。還有一些人對(duì)自己應(yīng)做什么，什么時(shí)候去做不甚清楚。
　　如果你有懶惰的問(wèn)題，下面幾個(gè)建議可以助你成功：
　　1. 使用記事本。對(duì)何時(shí)應(yīng)做何事心中無(wú)數(shù)，記事本或日志有助于你把所有資料很有條理地記錄在一個(gè)地方。“日記與工作志”、“每日工作志”和“工作日程表”都是極好的工具。
　　2. 不要在家里工作。如果你不容易調(diào)動(dòng)自己的積極性，你需要換個(gè)環(huán)境了。許多人在家里養(yǎng)成了一套習(xí)慣，怎么也擺脫不了。另外一些人，家里使他分心的東西太多——電話鈴、門鈴、家人鄰居干擾、電視機(jī)、收音機(jī)、家務(wù)活等等。離開(kāi)家或者你能專心工作?；蛟S是為了你能開(kāi)展工作惟一要做的自我約束。
　　3. 盡早開(kāi)始。有時(shí)你會(huì)突然意識(shí)到因?yàn)樘t開(kāi)始而無(wú)法完成當(dāng)天想做的事。這是最令人失望的。許多人意識(shí)到時(shí)間不夠而無(wú)法做他計(jì)劃中的事時(shí)，干脆把整天一筆勾銷，什么也不干。解決辦法是養(yǎng)成及早開(kāi)始的習(xí)慣。
　　[b]• 干擾太多[/b]
　　時(shí)間管理中心主席拉利 •貝克博士認(rèn)為，造成公司職員浪費(fèi)時(shí)間最多的是工作受到干擾。之所以消耗掉那么多時(shí)間，不止是停頓下來(lái)本身費(fèi)時(shí)，而是重新工作時(shí)，這位職員需要時(shí)間調(diào)整大腦活動(dòng)及注意力，才能在原先停頓的地方繼續(xù)接下去的干。
　　下面是避免或盡量減少干擾的幾種方法：
　　1. 雇一名高效率的秘書。防止工作時(shí)被人干擾的最佳方法是你在你自己和經(jīng)常干擾你的工作的人之間安置另一個(gè)人。如果你能控制別人在什么時(shí)候來(lái)找你，你就不用時(shí)間浪費(fèi)在重新集中精力上。如果你決定這樣做，也一定要留出一些時(shí)間，讓你的同事能在這段時(shí)間內(nèi)隨時(shí)找到你，以免他們覺(jué)得受排斥而心懷不滿。
　　2. 學(xué)會(huì)在批量時(shí)間內(nèi)工作。如果你手頭的工作需要高度集中精神，要學(xué)會(huì)在長(zhǎng)達(dá)4—6小時(shí)的大段時(shí)間內(nèi)工作。其原因與防止別人打斷相同。因?yàn)檫@樣你不必把時(shí)間耗費(fèi)在重新集中精神上。另外當(dāng)你在批量時(shí)間內(nèi)工作時(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)自己勁頭越來(lái)越大，能在較短時(shí)間內(nèi)完成較多的工作。要擁有那么長(zhǎng)的一段時(shí)間歸自己使用，你必須作些具體的安排。時(shí)間不會(huì)自己找上門的。你甚至要找個(gè)僻靜的地方，以便干活時(shí)不受別人干擾。
　　3. 辦公室的設(shè)計(jì)應(yīng)能避免干擾。如果你對(duì)辦公室的設(shè)計(jì)有發(fā)言權(quán)，應(yīng)把它設(shè)記成允許來(lái)訪者進(jìn)入時(shí)他們才能進(jìn)入的格局。例如，不能讓別人走過(guò)辦公室時(shí)能透過(guò)門窗見(jiàn)到你，有事沒(méi)事跟你聊天?？赡艿脑?，把辦公室安排在恰當(dāng)?shù)奈恢?，以便你在外出或上廁所時(shí)看不見(jiàn)其他人。原因是，如果你看見(jiàn)別人，總要表示友好親切。當(dāng)你約會(huì)以遲到，或者想回家跟配偶、孩子呆一會(huì)時(shí)你不希望跟什么人寒暄而拖延30分鐘。
　　4. 改變用電話的方式。許多人成了電話的奴隸，而不是把電話作為工具來(lái)使用。避免方法之一是：電話不應(yīng)直接接入你的辦公室。此外，一天當(dāng)中劃出一段時(shí)間專門用于接電話。記住電話是為方便你自己而設(shè)的，不是為給你制造不方便的。
　　5. 會(huì)清早起來(lái)工作。我發(fā)現(xiàn)清晨工作時(shí)較少干擾和打斷。如果你能安排自己的清早工作，你會(huì)發(fā)現(xiàn)你那一天干勁十足，能用于工作的時(shí)間也延長(zhǎng)了。
　　[b]• 事必躬親[/b]
　　他人的協(xié)助是高效率的最大潛力，可是許多人卻試圖事必躬親一手包攬。解決辦法是把工作委托給工作效率高的人，授權(quán)他們?nèi)ジ伞?br /> 　　知人善任，清楚各人的長(zhǎng)處和短處，讓每個(gè)人從事他（她）最能發(fā)揮水準(zhǔn)的工作上。授權(quán)別人，同時(shí)也要給他們完成任務(wù)所需要的條件與資源。你把工作分派給其他人，授權(quán)他們?nèi)ジ珊?，這樣每個(gè)人都是贏家。
　　[b]• 是偶發(fā)延誤還是時(shí)間機(jī)會(huì)[/b]
　　有多少次是你發(fā)現(xiàn)自己在意外的延誤中無(wú)事可做？在這種情況下，你別無(wú)它法，只能等待。這是我所知的最令人心煩，最浪費(fèi)時(shí)間的情況。
　　要避免這種情況出現(xiàn)，惟一的辦法是預(yù)先安排工作。我外出旅行時(shí)常帶活去干，這樣，就不會(huì)因?yàn)楹桨嗯既怀霈F(xiàn)個(gè)把鐘頭的延誤而惱火。相反，我可以打開(kāi)公文包干起活來(lái)。我每次旅行都帶一大堆活，即使有十次八次延誤也干不完。我是不愿意受阻時(shí)兩手空空的。
　　乘坐市內(nèi)交通工具時(shí)，我也帶頭活。我10多歲時(shí)，爸爸教我身上隨時(shí)帶一本書。這樣，即使遇上交通阻塞，也不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間。我時(shí)常用汽車上的錄音機(jī)。我汽車上總有幾十盒錄音帶，一邊開(kāi)車一邊聽(tīng)。汽車還有一個(gè)電話和一個(gè)身形錄音機(jī)，開(kāi)車回家的路上我不能接電話，或口授信件，或把一個(gè)忽然閃現(xiàn)的主意用錄音機(jī)錄下來(lái)，以免忘了。
　　事前做好準(zhǔn)備，利用偶發(fā)的延誤，這樣能把本來(lái)會(huì)失去的時(shí)間轉(zhuǎn)化為有用的時(shí)間。正如亨利•福特說(shuō)的：“大多數(shù)人是在別人浪費(fèi)掉的時(shí)間里取得成就的”。
　　[b]• 唏噓不已及白日做夢(mèng)[/b]
　　我見(jiàn)過(guò)一幅名畫家的作品，畫面上是繁忙的街道，調(diào)整的車流，每個(gè)人的臉上都露出忙碌的表情。在這一派繁忙景象之中，有一個(gè)人彎著腰，樣子很失望。他在街道上逆行。這個(gè)孤獨(dú)的人下面有一行字“尋找昨天”。許多人就像這個(gè)彎腰的人一樣把精力耗費(fèi)了，老是想著過(guò)去犯過(guò)的錯(cuò)誤和失去的機(jī)會(huì)，唏噓不已，又或者空想未來(lái)。這兩種心境都是極浪費(fèi)時(shí)間的。達(dá)克•哈馬舍爾德說(shuō)：“不要回想，也不要作未來(lái)的夢(mèng)。逝去的不會(huì)回來(lái)，白日夢(mèng)永遠(yuǎn)也無(wú)法實(shí)現(xiàn)。你的責(zé)任，你的獎(jiǎng)賞，你的命運(yùn)都在此時(shí)此地?！?br /> 　　你浪費(fèi)于空想的每一刻都是從有效勞動(dòng)中偷來(lái)的。從錯(cuò)誤中汲取教訓(xùn)，但要馬上繼續(xù)前進(jìn)。不要白日做夢(mèng)，而應(yīng)為實(shí)現(xiàn)夢(mèng)想與目標(biāo)而努力干。
　　[b]• 拖拖拉拉[/b]
　　有個(gè)朋友問(wèn)一位做事拖拉的人一天的活是怎么干完的。這個(gè)人說(shuō)“那很簡(jiǎn)單，我把它當(dāng)作昨天的活?！?br /> 　　拖延豈止是昨天的活在今天來(lái)干？《韋氏新世界英語(yǔ)詞典》給“拖延”下的定義是：“把事情推遲到將來(lái)做；特別是習(xí)慣性這樣做。”
　　如果你是個(gè)辦事拖拉的人，你大概在浪費(fèi)大量的寶貴時(shí)間。這種人花許多時(shí)間思考要做的事，擔(dān)心這個(gè)擔(dān)心那個(gè)，找借口推遲行動(dòng)，又為沒(méi)有完成任務(wù)而悔恨。在這段時(shí)間里，他們本來(lái)能完成任務(wù)而且早應(yīng)轉(zhuǎn)入下一個(gè)工作了。
　　以下幾個(gè)辦法可以有效對(duì)付拖拉的作風(fēng)：
　　1. 定一項(xiàng)任務(wù)是非做不可。當(dāng)我們感覺(jué)一項(xiàng)任務(wù)不重要，自然會(huì)做起來(lái)拖拖拉拉，如果這項(xiàng)任務(wù)真的不重要，就把它取消好了，而不是既拖延又后悔。有效分配時(shí)間的重要一環(huán)，是取消可有可無(wú)的任務(wù)。應(yīng)該從你日程表中把亂糟糟的東西清除。
　　2. 把任務(wù)委托給其他人。有時(shí)候，任務(wù)是能完成的，但是你不喜歡做。你不愿意或者與你的個(gè)性或?qū)ｉL(zhǎng)有關(guān)。如果你把任務(wù)委托給一個(gè)比你更適合做、更樂(lè)意做的人，你和他都成了贏家。
　　3. 確定好處與優(yōu)勢(shì)立即行動(dòng)起來(lái)。我們往往因?yàn)榭床坏酵瓿梢豁?xiàng)不愉快任務(wù)有什么好處而拖拖拉拉。也就是說(shuō)，我們做這或那任務(wù)時(shí)付出的代價(jià)似乎高于做完之后得的好處。應(yīng)付這個(gè)問(wèn)題最佳辦法是從你的目標(biāo)與理想的角度來(lái)分析這個(gè)任務(wù)。如果你有個(gè)重大目標(biāo)，那你就比較容易拿出干勁去完成有助于你達(dá)到目標(biāo)的任務(wù)。
　　4. 成好習(xí)慣。許多人的拖延已經(jīng)成了習(xí)慣。對(duì)于這些人，一切理由都不足以使他們放棄這個(gè)消極的工作模式，去完成一項(xiàng)任務(wù)。如果你有這個(gè)毛病，你就要重新訓(xùn)練自己，用好習(xí)慣來(lái)取代拖延的環(huán)習(xí)慣。每當(dāng)你發(fā)現(xiàn)自己的拖沓的傾向時(shí)，靜下心來(lái)想一想，確定你的行動(dòng)方向，然后給自己提出一個(gè)問(wèn)題：“我最快能在什么時(shí)候完成這個(gè)任務(wù)？”定出一個(gè)最后期限，然后努力遵守。漸漸地，你的工作模式會(huì)發(fā)生變化。
　　[b]• 對(duì)問(wèn)題缺乏理解[/b]
　　有引起人的傾向恰恰與拖拉作風(fēng)相反。他們?cè)谏形传@得解決一個(gè)問(wèn)題所需的足夠資料之前，就試圖著手解決這個(gè)問(wèn)題。由于想迅速找到解決辦法這個(gè)欲望——本來(lái)這是很好的——他們有時(shí)行動(dòng)太早。這樣倉(cāng)促作出的決定在執(zhí)行中由于找到新的資料必須暫停，推倒重來(lái)，這會(huì)造成大問(wèn)題了。
　　如果你是那種還沒(méi)弄清問(wèn)題就急于駕馭形勢(shì)，干出結(jié)果來(lái)的人，你也像拖沓者一樣需要對(duì)自己加以約束。要防止自己時(shí)候未到就干起來(lái)，而不是強(qiáng)迫自己在某個(gè)時(shí)刻必須行動(dòng)，要強(qiáng)迫自己在得到足夠的資料、真正理解問(wèn)題之前耐心等待，不要試圖倉(cāng)促解決問(wèn)題。
　　如果你將時(shí)間運(yùn)用得不好，就必然會(huì)出現(xiàn)一種現(xiàn)象，那就是由于在擬打目標(biāo)、計(jì)劃、拼命趕工的情形。以上8種現(xiàn)象，也許也有助于克服不會(huì)充分利用時(shí)間的弊病。
　　歸根究底，高效工作省時(shí)省力，養(yǎng)成好的習(xí)慣，用高效的工作方法系統(tǒng)和工具，這樣才能事半功倍，牢牢鎖定你手上的時(shí)間！之前在戴爾（DELL）中國(guó)“培育冠軍人才（Developing Champions）”擔(dān)任培訓(xùn)講師，同時(shí)作為美商阿姆斯壯亞太區(qū)培訓(xùn)中心創(chuàng)辦人的尹志豪先生出版過(guò)一本《高效冠軍》，里面教授給大家32個(gè)幫助我們提高工作效率的技巧，非常實(shí)用。他結(jié)合了自己多年的外企工作經(jīng)驗(yàn)，尤其是在戴爾任銷售總監(jiān)時(shí)一年半內(nèi)將部門銷售額翻番的強(qiáng)大能量研發(fā)的這套CPS系統(tǒng)很有啟發(fā)性。推薦大家去這里申請(qǐng)一本免費(fèi)書來(lái)讀讀看。